Interview mit Julia von Yes Wedding Day Management • Eure helfende Hand bei der Hochzeit

Eine Hochzeit zu planen ist schon ein Mammutprojekt. Viele Monate im Voraus macht ihr euch Gedanken, wie euer großer Tag aussehen soll. Und je näher der Tag kommt, desto mehr rennt euch wahrscheinlich die Zeit davon…

Aber ihr müsst zum Glück nicht alles alleine machen. Auch wenn ihr Trauzeugen und Familie einspannt, kann es manchmal doch zuviel des Guten werden und eine zusätzliche Person, die viel Ahnung von Hochzeiten hat, ist gefragt. Hier kommt die liebe Julia von Yes Wedding Day Management ins Spiel. Julia ist Wedding Day Managerin, kurz: Während ihr und eure Gäste feiern, kümmert die liebe Julia sich um den Rest und unterstützt euch schon vor der Hochzeit tatkräftig.

Vor kurzem trafen wir uns auf einen Kaffee und Julia beantwortete mir alle Fragen , die mir so unter den Nägeln brannten. Anschließend durfte sie noch für ein kleines Portraitshooting vor meine Kamera. Viel Spaß mit dem Interview und meinen Lieblingsfotos aus dem Shooting.

Du bist Wedding Day Managerin. Was unterscheidet deine Arbeit zu der einer Wedding Plannerin?
Der grundlegende Unterschied liegt darin, dass ein Wedding Planner die komplette Hochzeitsplanung übernimmt. Abhängig von den Wünschen des Brautpaars wird das Konzept erstellt, die Dienstleister vorgeschlagen und die Hochzeit gestaltet. Ein Wedding Planner gehört daher meist zu den ersten Dienstleistern, die für eine Hochzeit beauftragt werden und begleitet das Paar über den kompletten Planungsprozess hinweg.

Meine Paare planen ihre Hochzeit hingegen bewusst selbst. Sie wollen die Vorbereitung für ihren großen Tag nicht aus der Hand geben, kommen irgendwann aber doch an den Punkt, an dem sie sich professionelle Unterstützung wünschen, um ihren großen Tag selbst in vollen Zügen genießen zu können.

Was bietest du Hochzeitspaaren genau an?
Eine Zusammenarbeit startet bei mir immer mit einem unverbindlichen Kennenlerntermin. Es ist extrem wichtig, dass die Chemie zwischen den Paaren und mir passt und sie sich bei mir in guten Händen fühlen.

Dann steige ich in der letzten Planungsphase ein und wir checken gemeinsam, ob sie an alles gedacht haben, ob ihr Ablauf- und Zeitplan schlüssig ist und ich helfe ggf. dabei die letzten Dienstleister zu finden.

Eine gemeinsame Begehung der Hochzeitslocation mit dem Brautpaar ist ein weiterer wichtiger Punkt, damit ich eine Vorstellung davon bekomme, was sie sich genau vorstellen. Dabei besprechen wir auch ob es z.B. eine Schlechtwetteralternative gibt. Bei diesem Termin bin ich auch im Auftrag der anderen Dienstleister unterwegs und kläre ab, ob wir den Strom für die Band zu dem gewünschten Aufbauort legen lassen können, wo der Tisch für die Torte stehen wird, ob er groß genug ist etc.

Wenige Tage vor der Hochzeit treffe ich meine Hochzeitspaare für die finale Absprache. Dabei gehen wir die Planung für den Hochzeitstag nochmal Schritt für Schritt durch und klären letzte Unklarheiten. Mir ist wichtig, dass meine Paare so entspannt wie nur irgendwie möglich in ihren großen Tag starten und sich keine Sorgen um organisatorische Details machen müssen.

Am Hochzeitstag bin ich dann ab dem Aufbau vor Ort und koordiniere die Abläufe, sowie die anderen Dienstleister. Ich kümmere mich um offen Fragen der Gäste und der Supplier und bin als Personal Assistant für das Hochzeitspaar tätig. Auch um all die liebevoll vorbereiteten Details kümmere ich mich wie z.B. dass die Gastgeschenke richtig verteilt werden, die Dekoration von der Zeremonie zum Empfang umzieht usw.

Abgesehen von dieser Tagesbetreuung plane ich gerade auch eine Art „Getting Started“ Beratung für Paare, die gerade ganz am Anfang der Hochzeitsplanung stehen und gar nicht wissen wo und wie sie anfangen sollen und die sich einen Überblick verschaffen wollen, was in den Monaten bis zur Hochzeit auf sie zukommt.

Meistens helfen ja die Trauzeugen und die Familie. Warum reicht das oft nicht aus?
Hochzeiten werden immer komplexer. Es ist keine Seltenheit mehr, dass zehn oder mehr verschiedene Dienstleister gebucht werden, es Locationwechsel mit Transfers und aufwändige Programmpunkte gibt. Als Leihe sind das ziemlich viele Aspekte, die es zu koordinieren gilt.

Hinzu kommt, dass man als Trauzeuge oder Familienmitglied emotional ganz anders in die Hochzeit involviert ist und entsprechend impulsiver reagiert, besonders wenn es mal nicht so läuft wie geplant.

Bei beiden Aspekten bin ich im Vorteil. Ich habe nach meiner Ausbildung zur Hotelfachfrau jahrelang als Event Coordinator und Projekt Manager gearbeitet und habe dadurch einen großen Erfahrungsschatz, auf den ich zurückgreifen kann.

Und selbst wenn man die organisiertesten Trauzeugen hat, die man sich vorstellen kann, ist es doch viel schöner, wenn diese Lieblingsmenschen die wenigen Stunden, die man an diesem besonderen Tag hat, gemeinsam mit dem Brautpaar verbringen können anstatt sich darum zu kümmern, ob die Menükarten korrekt verteilt wurden. Der Hochzeitstag geht so schnell vorbei, daher sollte man jeden Moment genießen.

Erst vor kurzem wurde ich gefragt, ob ich ein Ersatz für die Trauzeugen oder eine Konkurrenz bin. Aber die emotionale Bindung, die man zu so einem Menschen hat, kann man natürlich nicht durch einen Dienstleister ersetzen und das ist auch gar nicht mein Ziel. Ganz im Gegenteil. Mein Ziel ist es, dass das Hochzeitspaar so viel Zeit mit seinen Lieblingsmenschen verbringen kann, wie nur irgendwie möglich und das sich keiner von ihnen Gedanken darüber machen muss, ob alles funktioniert, denn darum kümmere ich mich.

Übernimmst du auch die Koordination der anderen Dienstleister, wie z.B. Band, Torte, Catering etc.?
Ja, die Koordination der anderen Dienstleister übernehme ich ebenfalls, sowohl im Vorfeld als am Tag der Hochzeit. Vor der Hochzeit informiere ich die anderen Supplier über den Ablauf- und Zeitplan und kümmere mich darum, dass alles so gut wie möglich für ihre Tätigkeit vorbereitet ist. Wir besprechen Auf- und Abbauphasen und ob bestimmte Vorbereitungen von Seiten anderer Dienstleister getroffen werden müssen. Dies betrifft z.B. die Blüten, die die Floristin mitbringt, die aber auch für die Dekoration der Torte und für das Styling der Braut benötigt werden.

Für die Dienstleister ist es eine große Erleichterung einen zentralen Ansprechpartner zu haben. Zum einen ist die Kommunikation von Dienstleister zu Dienstleister leichter, auch weil ich ein anderes Verständnis für ihre Arbeit und die damit verbundenen Bedürfnisse habe, zum anderen bin ich leichter erreichbar und übernehme dann am Hochzeitstag z.B. besagte Botengänge und bringe die Blumen zum Getting Ready. So können sich die anderen Dienstleister besser auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren und haben schlichtweg mehr Zeit dafür.

Für das Brautpaar ist der große Vorteil, dass sie sich um die Koordination, besonders an ihrem großen Tag nicht kümmern müssen und wissen, dass alles im Hintergrund läuft.

Wie unterstützt du die Hochzeitspaare bei der Planung mit ihrem Hochzeitsfotografen?
Da der Hochzeitsfotograf mit zu den ersten Dienstleistern gehört, die gebucht werden, ist er bzw. sie meist schon lange beauftragt bevor ich in die Planung einsteige. Dennoch kann ich meine Paare bei der Vorbereitung insofern unterstützen, dass wir den Zeitplan auch hinsichtlich der Hochzeitsfotografie durchgehen und schauen wie viel Zeit z.B. für das Gruppenfoto eingeplant ist und ob diese Planung realistisch ist.

Wie zu den anderen Dienstleistern nehme ich dann auch zum Fotografen im Vorfeld Kontakt auf und wir besprechen den Ablauf- und Zeitplan. Erzählt mir das Paar bei den Absprachen z.B. dass sie sich unbedingt ein Foto mit den Großeltern wünschen, oder das die Braut sich ungern von links fotografieren lässt, gebe ich auch solche Details an den Fotografen weiter. Wahrscheinlich wurde es bereits bei den Gesprächen mit dem Fotografen direkt geklärt, aber sicher ist sicher.

Am Tag der Hochzeit assistiere ich dem Fotografen wo ich nur kann. Ich erinnere an den Zeitplan, helfe dabei die Torte ins richtige Licht zu rücken, trommle die Gäste für das Gruppenfoto zusammen und halte auch mal den Regenschirm über die Kamera. Wie auch bei den anderen Dienstleistern möchte ich, dass der Fotograf sich auf seine Leidenschaft konzentrieren kann und sich nicht um das Drumherum sorgen muss. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Die Paare sind entspannter und können sich auch beim Shooting besser fallen lassen, weil ihnen nicht gerade durch den Kopf schwirrt, ob der nächste Programmpunkt klappt.

Welches sind deine Top 5 Tipps für eine entspannte Hochzeitsplanung?

1. Macht euch frühzeitig Gedanken über euer Budget und sprecht offen miteinander darüber! Geld ist unromantisch, aber es ist ein so wichtiges Thema bei der Hochzeitsplanung. Seid ehrlich zueinander und sprecht offen darüber wie viel ihr für eure Hochzeit ausgeben könnt und wollt. Nur die wenigsten Brautpaare können über ein unbegrenztes Hochzeitsbudget verfügen, was dazu führt, dass man Kompromisse eingehen muss. Je früher ihr euch darüber im klar seid und wisst wo eure Prioritäten liegen und mit wie viel Geld ihr kalkulieren könnt, desto entspannter könnt ihr an die gesamte Planung herangehen.
2. Lasst euch nicht von der Meinung anderer beirren! Sie meinen es gut, aber meist verunsichern die Tipps der Freunde und Familie mehr als das sie helfen. Bleibt bei der Planung eurer Hochzeit daher bei euch und lasst euch nicht von der Meinung anderer beirren. Your Day Your Way!
3. Hört bei der Dienstleisterauswahl auf euer Bauchgefühl! Natürlich spielt der finanzielle Rahmen eine entscheidende Rolle, aber das Bauchgefühl ist bei der Wahl der Hochzeitsdienstleister mindestens genauso wichtig. Gerade bei den Dienstleistern, die viel Zeit mit euch verbringen oder bei sehr emotionalen und intimen Momenten anwesend sind wie z.B. der Hochzeitsfotograf, der Trauredner oder die Stylistin ist das Bauchgefühlt entscheidend. An diesem besonderen Tag ist es wichtig, dass ihr euch mit Menschen umgebt, die euch guttun und die ihr gerne in eurer Nähe habt.
4. Erinnert euch daran, um was es eigentlich geht! Die Hochzeitsvorbereitungen können auch mal stressig werden und vielleicht seid ihr nicht immer einer Meinung. Erinnert euch besonders in diesen Moment daran, um was es eigentlich geht: Ihr werdet die Liebe eures Lebens heiraten und startet in eure gemeinsame Zukunft als Ehepaar. Was gibt es Schöneres? Mit dieser Perspektive ist es dann auch gar nicht mehr so entscheidend, ob die Kerzen creme oder weiß sind, oder?
5. Bucht einen Wedding Day Manager 😉 bzw. kümmert euch darum, dass ihr jemanden habt der die Koordination am Hochzeitstag übernimmt. Dieser Tag wird so schnell vorbei gehen, daher ist es umso wichtiger die wenigen Stunden voll auszukosten, zu genießen, zu tanzen, zu lachen und zu feiern und sie nicht mit der Kontrolle des Sitzplans zu verbringen.
   

Wie behält man bei der Planung am besten den Überblick? Kannst du da gewisse Tools empfehlen?
Es ist kein Geheimnis, dass ich Listen liebe und kann sie auch für die Hochzeitsplanung absolut empfehlen. Neben dem Budgetplan ist ein Zeitplan wichtig und eine Dienstleisterübersicht.

Meine Tipps für die Erstellung eurer Hochzeitslisten:

1. Macht euch bei der Dienstleisterübersicht Notizen dazu wen ihr wann angefragt habt und ob und wann ihr eine Rückmeldung bekommen habt. Damit habt ihr auf einem Blick eine Übersicht über den aktuellen Stand.
2. Erstellt euch beim Budgetplan ein Plan/ Ist Übersicht. So habt ihr den direkten Vergleich, ob ihr in eurem Rahmen seid oder nicht.
3. Plant beim Zeitplan Puffer und Zeit nur für euch zwei ein. Generell ist es empfehlenswert, den Zeitplan nicht zu straff und nicht auf die Minute genau herunterzubrechen, so seid ihr flexibler und gleichzeitig entspannter.

Persönlich arbeite ich bevorzugt mit Excel. Ich liebe es mir die Listen individuell anzupassen und komme daher bei Apps und Tools oft an Grenzen. Aber es ist natürlich Geschmackssache, auch ob man lieber digital oder mit Papier und Stift arbeitet.

Auf deiner Homepage gibt es einige hilfreiche Freebies zum Herunterladen. Was genau können Brautpaare dort finden?
Auf meiner Homepage findet man auf dem Blog die Rubrik Freebies mit verschiedenen Listen und Übersichten, z.B. gibt es eine Hilfestellung für die Wahl der perfekten Hochzeitslocation, Checklisten für die Speisen- sowie die Getränkeauswahl oder auch um den Sitzplan zu erstellen. Es gibt auch eine Planungshilfe für die Gestaltung des Junggesellinnenabschieds und für die Namensänderung nach der Hochzeit. Dieses Jahr veröffentliche ich zusätzlich jeden Monat eine Monatsübersicht, mit der man den Countdown zum großen Tag verfolgen und die weiteren Doings planen kann. Alle diese Listen und Übersicht kann man sich gratis herunterladen und für die eigene Hochzeitsvorbereitung nutzen.

Wie lange vor der Hochzeit sollte dich das Hochzeitspaare kontaktieren?
Generell ist eine wesentlich kürzere Vorlaufphase als z.B. bei der Beauftragung eines Wedding Planners nötig und ich kann auch kurzfristig helfen, wenn das Brautpaar merkt, dass es Unterstützung benötigt. Da ich aber nur eine Hochzeit pro Wochenende begleite, ist die Verfügbarkeit entsprechend begrenzt. Meistens fragen mich meine Paare drei bis sechs Monate vor der Hochzeit an. So haben wir auch noch genug Zeit, um uns in Ruhe kennenzulernen und alle Details abzusprechen. Aber auch eine kurzfristigere Planung mit mindestens vier Wochen Vorlauf ist, nach Verfügbarkeit möglich.

Vielen Dank für die Einblicke in deine Arbeit, liebe Julia!

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